Au moins six mois avant la date d’expédition (des délais plus courts sont possibles lorsque l’œuvre est disponible), l’organisme emprunteur devra faire parvenir une lettre à la directrice de la Banque d’œuvres d’art, lui demandant officiellement d’emprunter l’œuvre d’art ou les œuvres d’art. Dans la lettre, il faudrait indiquer : le nom et les coordonnées de la personne à contacter au sein de l’organisme emprunteur; le titre et les dates de l’exposition; s’il s’agit d’une exposition itinérante; ainsi que le nom du ou des artistes et de l’œuvre ou des œuvres que l’organisme souhaite emprunter. Celui-ci devrait aussi y indiquer la date approximative de cueillette des œuvres à la Banque. Par la suite, la Banque enverra une lettre confirmant ou refusant l’emprunt. Si le prêt est accepté, la Banque enverra une facture incluant le prix de l’emprunt et tous les frais d’administration applicables (conformément aux indications à la rubrique des Coûts) ainsi que l’entente de prêt, pour signature.

Valeur assurée

L’organisme emprunteur assume la responsabilité de l’assurance de l’œuvre contre tout risque et pour sa pleine valeur, du moment où l’œuvre quitte la Banque d’œuvres d’art jusqu’à son retour. Une attestation d’assurance doit être fournie.

Condition de l’œuvre

Un rapport de condition sera envoyé avec l’œuvre. À la réception de l’œuvre, l’organisme emprunteur convient de signaler tout changement par rapport à la condition indiquée dans le rapport initial et de signaler, à tout autre moment, les changements constatés. Un rapport de condition doit également être envoyé si l’œuvre nous est retournée endommagée. La Banque d’œuvres d’art fera une évaluation du dommage à l’œuvre et la fera réparer par un restaurateur. Le coût des réparations sera alors facturé à l’organisme emprunteur.

Il est entendu que l’organisme emprunteur ne doit pas entretenir, restaurer, changer le cadre ou modifier de quelque autre façon l’œuvre sans le consentement préalable de la directrice de la Banque d’œuvres d’art.

Coûts

La Banque d’œuvres d’art impose un montant fixe de 100 $ par œuvre empruntée et par lieu d’exposition. L’organisme emprunteur doit aussi payer des frais administratifs non récurrents de 60 $, le coût du temps consacré par le personnel de la Banque d’œuvres d’art à préparer l’œuvre en vue de son expédition, au taux actuel de 50 $ l’heure-personne, ainsi que le coût de tous les matériaux (incluant la fabrication de la caisse). Si l’œuvre est actuellement louée par un autre client, l’établissement emprunteur est tenu de payer les frais d’administration liés au retour de l’œuvre à la Banque et à l’installation d’une œuvre de remplacement chez le client.

Droits d’auteur

L’organisme emprunteur s’engage à aviser l’artiste que son œuvre est exposée et à payer les droits d’auteur applicables.

Encadrement

Toutes les œuvres sur papier sont encadrées dans des cadres Nielson de métal ou en bois, des passe-partout sans acide et un plexiglas UF-5.

Photographie

La Banque d’œuvres d’art détient des images numériques de la plupart des œuvres de sa collection qui, conformément aux Directives pour l’utilisation des images de la Banque d’œuvres d’art, peuvent être obtenues pour des fins de reproduction. Des frais administratifs s’appliquent. Ne sont pas disponibles les photographies noir et blanc, les diapositives couleur de grand format et les épreuves couleur.

Mention de provenance

L’œuvre empruntée doit porter une étiquette portant la mention suivante : « Collection de la Banque d’œuvres d’art du Conseil des arts du Canada/Collection of the Canada Council Art Bank ».

Expédition

L’organisme emprunteur prendra les dispositions voulues pour l’expédition de l’œuvre, en consultation avec la Banque d’œuvres d’art. Tous les frais d’expédition sont à la charge de l’organisme emprunteur. La Banque d’œuvres d’art exige un minimum de deux mois d’avis de la date d’expédition approximative, afin de produire les rapports de condition et les critères d’expédition et de préparer l’œuvre pour l’expédition.

juillet 2010